De titel van deze nieuwsbrief is misschien verrassend. Want laten we eerlijk zijn, veel volmachten zien het Werkprogramma niet als een bijzonder uitdagende activiteit en ervaren het als een controledrang die een beetje is doorgeschoten. Op onderdelen is dat ook zeker het geval, maar als je naar het Werkprogramma als geheel kijkt dan heeft het ook een zinvolle en motiverende kant. Tenminste als je het goed uitvoert. Je volmachtorganisatie wordt efficiënter en beter. En dat is toch een uitdaging om aan te werken.
DNB zet in op het Werkprogramma
De DNB geeft jaarlijks een vooruitblik. In hun rapport ‘Toezicht Vooruitblik 2019′ wordt met name de risicobeheersing bij de volmachten genoemd. In 2019 wil DNB vaststellen of de risico’s van het volmachtkanaal adequaat door de verzekeraar beheerst worden. Deze mededeling zal volmachtgevers er toe bewegen nog meer energie te gaan steken in de controle op een kwalitatieve uitvoering van het Werkprogramma. Redenen genoeg om in 2019 voortvarend met het Werkprogramma aan de slag te gaan. Lees ons aanbod verder in deze nieuwsbrief hoe wij je kunnen helpen. In hoofdstuk 7 – pagina 21 vind je de visie van DNB op het volmachtkanaal.
Termijn indienen Werkprogramma 2018 is met een maand verlengd
De volmachtgevers hebben besloten dat het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten 2018 een maand later kan worden ingediend. Dit betekent dat je nu vóór 1 maart 2019 (was 1 februari) het Werkprogramma op VolmachtBeheer moet afronden. Dus je hebt nu nog een maand de tijd om de puntjes op de ‘i’ te zetten. Het impliceert ook dat de volmachtgevers een maand later terugkoppeling behoeven te geven. Dat wordt nu vóór 1 juni 2019.
Wat betreft de financiële kant moet je de goedkeurende verklaring van de accountant over de financiële jaarrapportage per volmachtgever vóór 1 juli via VolmachtBeheer aan de volmachtgever beschikbaar stellen.
Eveneens vóór 1 juli moet je het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant welke betrekking heeft op 42 taken van het Werkprogramma over de administratieve organisatie en interne beheersing op basis van het accountantsprotocol via VolmachtBeheer aan de volmachtgever beschikbaar stellen.
Heb je hier vragen over of vragen bij de rol van de accountant dan kun je ons altijd om advies vragen. Dat kost niets overigens. Mail ons gerust.
Andersom Organiseren
Wij zien nog vaak dat het Werkprogramma gezien wordt als een aparte activiteit die passief wordt uitgevoerd. Wanneer je het efficiënt wilt organiseren dan moet je het Werkprogramma integreren in je volmachtorganisatie. Dus medewerkers moeten in de volle breedte betrokken worden bij het Werkprogramma en ze worden eigenaar van de taken binnen hun vakgebied. Dat is een omschakeling van een passieve naar een actieve uitvoering. Dat noemen wij ‘Andersom Organiseren’.
Verderop in deze nieuwsbrief doen wij je een heel mooi aanbod door je support te geven bij de implementatie en de uitvoering van het Werkprogramma in je organisatie. Het was een hele uitdaging om voor een taai onderwerp als het Werkprogramma een workshop te ontwikkelen, die gericht is op inzicht, bewustwording, efficiency en organisatiegroei met de voorwaarde dat het ook nog eens werkplezier moet opleveren. Maar het is gelukt en kijk naar ons aanbod. Weet je dat in een lerende organisatie er altijd meer werkplezier is. En dat merken de klanten ook. Zo sla je twee vliegen in één klap.
Het moet ook wat opleveren
In de eerste plaats voer je het Werkprogramma uit voor jezelf en niet voor de volmachtgevers. Je wilt uiteindelijk de kwaliteit van je volmachtorganisatie verbeteren. De kunst is om het pragmatisch aan te vliegen en niet vanuit een strakke compliancyfocus. Wanneer je dat doet dan kost de uitvoering van het Werkprogramma heel veel tijd. En voor je het weet ben je aan het ‘controleren om het controleren’. Houdt het doel voor ogen en kies een pragmatische insteek om het efficiënt te organiseren want als ondernemer heb je een volmachtbedrijf om geld mee te verdienen. Heb je het Werkprogramma goed georganiseerd dan vraagt de uitvoering gemiddeld één tot maximaal twee dagen per maand. Dus dat valt best mee.
De juiste documenten
Het Werkprogramma kun je ook zien als een audittool voor de volmachtgevers. Er zijn zelfs een paar volmachtgevers die de reguliere maatschappijaudits hebben afgeschaft en zich volledig richten op het Werkprogramma en aanvullend dossieraudits op afstand doen. Het is een voorbeeld hoe het moet en op deze manier zien ook de volmachten de voordelen van het Werkprogramma. Dat betekent wel dat je het Werkprogramma op de juiste manier moet uitvoeren. Dus per taak moet je de juiste documenten aanleveren. Het Werkprogramma zou in dat opzicht specifieker moeten zijn. Het is niet bij alle taken duidelijk welke informatie minimaal nodig is en welke informatie de systeemapplicatie als onderbouwende documenten kan ophoesten. Wellicht een tip voor de Werkgroep Risicobeheersing Volmachten om hier nog een slag te maken. Wanneer exact wordt aangegeven welke documenten aangeleverd moeten en kunnen worden, dan kan de volmacht sneller werken en de volmachtgevers kunnen door de uniformiteit de Werkprogramma’s veel sneller beoordelen.
Om de taken van het Werkprogramma goed uit te voeren, moet je drie dingen doen:
- Beschrijving geven van de werkzaamheden. Vaak volstaat een verwijzing naar de procedure waarin de werkwijze staat beschreven
- De procedurebeschrijving (het bestaan)
- Bewijsdocumenten dat de taak is uitgevoerd volgens de procedure (de werking)
Zet ‘Mijn Impuls’ in
‘Mijn Impuls ‘is een Volmachtkwaliteitshandboek dat vanuit het Werkprogramma is opgezet. Wij waren de eerste met een Volmachtkwaliteitshandboek op het platform Scienta. Het is zo goed dat anderen het gretig hebben gekopieerd. Daar zijn we niet alleen trots op; het maakt ons ambitieus om ‘Mijn Impuls’ steeds beter te maken. En dat doen we samen met onze klanten. Onze missie is om volmachtkantoren van klein tot groot met hun medewerkers te laten groeien in kwaliteit en efficiency. Het volmachtvak is een geweldig mooi vak en wij blijven ons inzetten om dat zo te houden.
‘Mijn Impuls’ blijven wij vernieuwen. Binnenkort wordt de interactieve audittool als onderdeel van ‘Mijn Impuls’ gelanceerd. Hiermee kunnen de dossieraudits acceptatie en schade veel sneller maar ook veel beter worden uitgevoerd. En de dossieraudits vormen een wezenlijk onderdeel van het Werkprogramma. De audittool is interactief d.w.z. dat het ‘antwoordgestuurd’ is. Je krijgt alleen vragen die betrekking hebben op het soort verzekering. Dus het frequent moeten invullen van ‘niet van toepassing’ is dan niet meer aan de orde. Vraag een demo aan en ervaar zelf het verschil.
Ons aanbod
Je hebt nu twee jaar ervaring met het Werkprogramma. En wellicht denk je ‘ik wil het beter en sneller kunnen uitvoeren’ en op een pragmatische manier. Of ik wil dat mijn medewerkers het Werkprogramma zien als een zinvol instrument om de kwaliteit van ons volmachtbedrijf te verhogen. Dan hebben wij een mooi aanbod voor je. Kies voor het Volmachtkwaliteitshandboek ‘Mijn Impuls’ waarmee je het Werkprogramma adequaat kunt uitvoeren en op een wijze zoals de volmachtgevers dat graag zien. Je krijgt dan van ons kosteloos in de vorm van een workshop één volledige dag training in de opzet, de organisatie en de uitvoering van het Werkprogramma. Het is een speelse workshop die medewerkers motiveert en eigenaarschap creëert. Het is een mooie start om van het Werkprogramma 2019 echt een succes te maken.
Heb je al een handboek op Scienta draaien. Dat is geen enkel probleem. Met onze overstapservice gaat overstappen op ‘Mijn Impuls’ heel eenvoudig en het vraagt amper tijd van je. Het Volmachtkwaliteitshandboek ‘Mijn Impuls’ is onze belangrijkste activiteit, dus je krijgt maximale aandacht en ondersteuning.
Vraag nu een demo of offerte aan. We komen graag laten zien hoe efficiënt je het Werkprogramma met ‘Mijn Impuls’ kunt uitvoeren. En we vertellen je natuurlijk ook meer over de inhoud van de workshop.
Wij gaan er voor om met elkaar te bouwen aan een bestendig toekomstperspectief voor huisvolmachten en serviceproviders.
