De organisatie van het Werkprogramma
Tijdens trainingssessies vraag ik soms aan deelnemers: ‘Wat zou je het liefste willen missen?’ Negen van de tien zegt dan ‘Het Werkprogramma’. Toen de deadline van 1 maart naderde, moest het merendeel van de gevolmachtigden het Werkprogramma (WRV) nog indienen. Er was sprake van ware Werkprogrammastress. In het kader van motivatie en draagvlak is er nog veel werk aan de winkel. En geloof me, het WRV is een fundamenteel onderdeel van de volmachtactiviteiten geworden, dus mijn eerste tip is: ‘pak het serieus op en organiseer het’. De meeste sessies over het WRV, ook de RGA-sessies, zijn gericht op de uitvoering. Maar het begint bij de organisatie. In het WRV 2020 zijn vrijwel alle beheersmaatregelen uitgebreid of verdiept, dus leunen op de uitvoering van het WRV 2019 is niet verstandig. Begin opnieuw en goed.
Het doel van het Werkprogramma
Het WRV is niet primair gericht op het uitvoeren van controles door de volmachtgevers. Het moet geen MOETEN zijn maar als gevolmachtigde moet je het WILLEN. Omdat het waarde toevoegt. Het WRV heeft als doel om de kwaliteit van het volmachtbedrijf te verbeteren. Een hogere kwaliteit zorgt voor een hogere klanttevredenheid en je gaat efficiënter werken. Dus het WRV is een goed hulpmiddel om de kwaliteit op een hoger plan te brengen. Velen denken, en sommige volmachtconsultants roepen dat onterecht, dat het WRV een forse extra belasting betekent voor het volmachtbedrijf. Dat is niet zo, mits je het maar goed organiseert.
Niet separeren maar integreren
De taken van het WRV zijn geen extra werkzaamheden. Het zijn taken die je als gevolmachtigde altijd al hebt moeten doen. Alleen in het WRV moet je ook aantonen dat je de taak op de juiste wijze hebt uitgevoerd. En dat is natuurlijk niet vreemd. De volmachtgever besteedt een aantal activiteiten uit en dan is het niet meer dan normaal dat een gevolmachtigde zich verantwoordt. En dat gebeurt middels het WRV. Natuurlijk is het zo dat in het WRV taken zijn opgenomen waarbij je je kunt afvragen wat de zin daarvan is maar de meeste taken zijn zeker relevant.
Wanneer je de kwaliteit van het volmachtbedrijf wilt verhogen dan bereik je dat alleen wanneer je medewerkers er volledig bij betrekt. Dan ontstaat draagvlak. Dat doe je door een WRV-sessie te organiseren met alle betrokkenen. En die betrokkenen worden dan de taakeigenaren.
Een fysieke sessie organiseren is op dit moment niet mogelijk nu de meesten thuiswerken vanwege het coronavirus. Maar het is heel goed mogelijk om een online sessie te organiseren door bijvoorbeeld gebruik te maken van het programma Zoom.
De taakeigenaren moeten op de hoogte zijn van het doel, de noodzaak en de wijze waarop de taken uitgevoerd moeten worden. Natuurlijk hoe groter je volmachtbedrijf des te eenvoudiger is het om een verdeling van de taken te organiseren maar ook kleine volmachtbedrijven kunnen taken verdelen. Dus het WRV niet separeren maar integreren in de volmachtorganisatie en onderdeel laten uitmaken van de dagelijkse processen. Alles wat je separeert wordt als extra werk beschouwd en overwegend als vervelend ervaren. Integreer je de taken in de volmachtorganisatie dan kost het veel minder tijd, de kwaliteit gaat met sprongen omhoog en er komt beleving met betrekking tot het WRV. Laat iedere taakeigenaar de taak volledig uitvoeren. Als feitelijk leider heb je veel meer een regiefunctie en je voert op VolmachtBeheer steekproeven uit of de taken uitgevoerd zijn conform de beheersmaatregel en de afspraken.
Volmachtkwaliteitshandboek
De basis voor de uitvoering van het WRV is de beschikking hebben over een volmachtkwaliteitshandboek. Bij elke taak van het WRV hoort een procedure. Soms kan een procedure betrekking hebben op meerdere taken. Ook al wordt in de beheersmaatregel niet vermeld dat je moet beschikken over een procedure dan moet de procedure aanwezig zijn. En dat is logisch want je moet laten zien hoe je werkt. Dus een procedure moet altijd geüpload worden. In het WRV staat het feitelijk niet juist vermeld. In de beheersmaatregel staat dat je moet beschikken over een procedure. Daarmee is alleen het bestaan aangetoond en niet de werking. Veel gevolmachtigden beschikken inderdaad over procedures maar werken niet volgens de procedures en dat is natuurlijk niet zoals het hoort. In veel gevallen zijn de procedures ook niet afgestemd op de beheersmaatregelen van het WRV. Dus voordat de taakeigenaar een procedure op VolmachtBeheer plaatst, is het nodig om eerst te toetsen of conform de procedure wordt gewerkt.
Wil je een Volmachtkwaliteitshandboek dat volledig in lijn is met het WRV, kies dan voor ‘Mijn Impuls‘ waarin een specifieke module is opgenomen om het WRV efficiënt uit te kunnen voeren. Met de taakmanager kun je taakeigenaren er tijdig op attenderen de betreffende taken uit te voeren. In ‘Mijn Impuls’ zijn ‘slimme’ auditformulieren opgenomen zodat je alleen die vragen krijgt welke van toepassing zijn.
Voortaan de Tips Werkprogramma in jouw mailbox ontvangen? Schrijf je hier in.
