LinkedIn Twitter YouTube

TIP 11: Hoe maak je nou risicomanagementbeleid?

In taak OJ-6 wordt gezegd dat je een risicomanagementbeleid moet hebben. En dat is voor de meeste volmachtkantoren wel een ding. Grote volmachtorganisaties met een compliance officer hebben dit min of meer geregeld maar voor de kleine en middelgrote volmachtbedrijven is dat toch even anders. En de kleine en middelgrote volmachtbedrijven vormen bij elkaar een grote meerderheid.

Risicomanagement is een vak. En het valt mij op dat mensen die verstand hebben van dat vak in staat zijn om relatief eenvoudige dingen heel complex te maken door het te benaderen vanuit theoretische modellen. Die zijn wellicht prima van toepassing op grote organisaties maar dat gaat niet op voor verreweg de meeste volmachtbedrijven. Er zijn volmachtconsultants die het hebben over het ‘Three Lines of Defence Risicomanagementmodel. Met dat model is niets mis maar het gaat alleen op voor grote volmachtbedrijven die 1e en 2e lijns controles uitvoeren. Benader het risicomanagementbeleid daarom vooral heel praktisch. In de basis gaat het om een inschatting te maken van de risico’s die de continuïteit van het volmachtbedrijf en de dienstverlening aan de klanten bedreigen.

Het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten vormt de kern van het Risicomanagementbeleid. Wanneer je dit kwalitatief goed uitvoert, dan ben je al een heel eind op weg. Het is zeker zinvol om jaarlijks een samenvattende rapportage te maken. Wanneer je nu alle taken van het Werkprogramma in een overzicht (bijvoorbeeld Excel-sheet) hebt staan dan kun je in een bepaalde kleur scores geven:

  • Goed – geen aanvullende maatregelen nodig
  • Voldoende – beperkte aanvullende maatregelen nodig
  • Onvoldoende – aanvullende maatregelen nodig
  • Slecht – voldoet geheel niet

(Degenen die het volmachthandboek ‘Mijn Impuls’ hebben, beschikken over dit scoremodel)

In de samenvattende rapportage schrijf je de bevindingen en welke acties je gaat ondernemen.

In het Risicomanagementbeleid moet je iets zeggen over de kwetsbaarheid van het aantal medewerkers op sleutelposities, afhankelijkheid van bepaalde klanten, afhankelijkheid van bepaalde verzekeraars en eventuele andere afhankelijkheden.

Vooral bij kleine volmachtbedrijven kan de kwetsbaarheid op sleutelposities aan de orde zijn. Dus zorg er voor dat je altijd een back-up hebt. Bij kleine volmachtbedrijven is het niet altijd mogelijk om dan een volledige functiescheiding te hebben. Zorg dan wel dat je een duidelijke taakscheiding hebt.

Mogelijk dat bepaalde klanten een significant aandeel hebben in de omzet van je bedrijf. Dit kun je concreet maken door bijvoorbeeld de 10 grootste klanten te selecteren met de hoogste omzet. Bepaald dan wat het aandeel is van deze klanten op de totale omzet en stel vast of de huidige inrichting van de organisatie of de continuïteit afhankelijk is van een selecte groep klanten.

Op dit moment vindt er verschraling plaats van het aantal volmachtgevers. De ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn:

  • Aegon heeft haar activiteiten als volmachtgever beëindigd
  • Europeesche is een handelsmerk van ASR geworden
  • Delta Lloyd is overgenomen door Nationale Nederlanden
  • Generali is overgenomen door ASR.

Voorts staan een aantal volmachtgevers gereserveerd in het volmachtkanaal, waarbij het niet zeker is dat zij continuïteit blijven bieden. De flexibiliteit is afgenomen waardoor alleen standaardproducten zonder afwijkingen in volmacht gesloten kunnen worden en maatwerk veel moeilijker te realiseren valt. Het aantal pools in het volmachtkanaal is drastisch minder geworden. Volmachtbedrijven met zo’n vijf à zes volmachtgevers zijn door deze ontwikkelingen in een meer afhankelijke positie gekomen, want door de verschaling van het aantal volmachtgevers en de herpositionering van de volmachtgevers, zal het lastiger zijn om bij het wegvallen van een volmachtgever adequate vervanging te vinden.

 

Weblog
16 september 2017

De volmachtgevers rollen op dit moment de nieuwe samenwerkingsovereenkomsten uit. Een opvallend element is dat een...

Twitter